PMP başvurusundaki en kritik görevlerden biri de proje deneyimi bildirmek. Bu alan formdaki en kritik alan. Bu alanda kısa, öz ve tutarlı olmanız bekleniyor. Bu alanı kısa, öz ve tutarlı olarak gerçekleştirebilmeniz için uzun, kapsamlı ama tutarlı bu yazıyı yazarak bilgimi paylaşmak istedim.

Not: Bu yazıda formun tüm içeriğini değil sadece proje deneyimi bildiriminin nasıl yapıldığını anlatıyorum.

Yazıyı okumadan önce uyarı

Aşağıda verdiğim tüm bilgiler aslında gerçekleştirdiğiniz tecrübenizi daha etkin bir şekilde yansıtabilmeniz ve verdiğiniz emeğin boşa gitmemesi adına başvurunuzun onaylanma ihtimalini arttıran bir yol haritasıdır. Çünkü size kendinizi anlatmanız için verilen alan çok kısıtlı ve yıllar öncesi tecrübelerinize geri dönüp hafızanızı zorlamanız gerekiyor. Ben bu adımda kendim bu alanları doldururken dikkat ettiğim konuları sizlerle paylaşarak bu tecrübeyi sizler açısından kolaylaştırmaya çalıştım. Ancak paylaştığım konular elbette sizin başvurunuzun onaylanmasını garanti etmez.

Dikkat edilmesi gereken bir konu ise etik. Bu yazının amacı “-mış gibi yapmak” için yöntem sunmak değildir, tecrübenizi etkin olarak sunabilmenizi kolaylaştırmanızdır. Eğer yeterli tecrübeye sahip değilseniz zaten tecrübe biriktirmeye devam edip, sonra PMP’ye başvurmanız gerekir. PMI’yı kandırmaya çalışarak zaman harcamamalısınız. PMP olmak sizin CV’nizde size görüşmeye çağırılmayı arttırıcı unsur olarak kapı açar, ancak yeterli tecrübeniz yok ise bu yaptığınız görüşmelerde belli olur, o belge amacına ulaşmaz aksine sizden bekleneni sağlayamamış konumuna düşersiniz.

PMP Proje deneyimi bildirirken hangi bilgiler soruluyor?

Proje deneyimi bildirimi yaparken aşağıdaki sorulara cevap veriyorsunuz:

• Proje adı
• Projedeki rolünüz
• Proje başlangıç ve bitiş tarihleri
• Projenin gerçekleştiği şirket
• Projenin gerçekleştiği dönemdeki unvanınız
• Referansınızın bilgileri (Referans nasıl seçilir yazısı için tıklayın)
• Proje detayları (tüm projeler için)
  • Proje fazlarının süresi (saat cinsinden)
    • Başlangıç (Initiating the Project)
    • Planlama (Planning the Project)
    • Yürütme (Executing the Project)
    • İzleme ve Kontrol (Controlling and Monitoring the Project)
    • Kapanış (Closing the Project)
  • Açıklama (Description)

Kaç proje girişi yapabilirim?

Sınav başvurusu yazımda belirttiğim 2. ve 3. maddedeki koşulları minimum sağlayacak kadar giriş yapmadan başvuru yapamıyorsunuz. 4 senelik üniversite mezunu örneğinde belirttiğim 4500 saat ve 36 ay tecrübe örneği ile yazıma devam edeceğim.

Sistemde 4500 saat ve 36 ay kriterini doldurana kadar giriş yapmanıza izin veriliyor. Ancak iki kriteri de sağladığınızda daha fazla giriş yapamıyorsunuz. Bu sebeple sizin proje yönetim deneyiminizin en yoğun olduğu projeleri seçmeniz önemli. Mümkünse tek proje değil birden fazla proje tecrübesi girmeye çalışın. Çok daha fazla proje tecrübem olmasına karşın en etkin ve en aktif rol aldığım 4 proje ve daha senior roller aldığım deneyimimi yazdım.

Proje yönetim deneyimi neden önemli?

Bir projede belki yazılımcı olarak saatlerce kod yazmış olabilirsiniz, ya da başka teknik alanında çok tecrübeniz olabilir. Bu tecrübeleriniz bir proje ekip üyesi tecrübesidir, teknik bir tecrübedir ancak yönetim tecrübesi değildir.

Bir projenin gerçekleşmesi için gereken yönetsel adımlarda görev almanız proje yönetim deneyimi olarak sayılmaktadır. Bu yönetsel adımlar aslında Proje Yönetimi Bilgi Alanları olarak gördüğünüz başlıklardır. Bu bilgi alanlarına hizmet eden rollerde çalışmanız proje yönetimi deneyimi sayılır. Örnek olarak projenin zaman yönetimi, maliyet takibi, insan kaynağı yönetimi, paydaş yönetimi, tedarikçi yönetimi, kalite yönetimi gibi konular.

Yaptığım iş proje midir operasyon mudur?

Belirttiğiniz proje tecrübesinin bir operasyon olmadığına PMI’ı ikna etmeniz gerekli. Bu sebepten önce proje nedir konusunu tekrar konuşalım. Proje; başı ve sonu belli olan, eşsiz ve tekrar etmeyen bir iş.

Örneğin bir Şirket olarak ISO 27001 Bilgi Güvenliği Yönetim Sistemi alanında belgelendirilmek istiyorsunuz. Bu belgelendirme kapsamında geçmişte yapılmamış pek çok iş yapıldı, dokümanlar yazıldı, envanterler dolduruldu, güvenlik önlemleri alındı, BT, İK, idari işler, hukuk gibi fonksiyonlar bir arada çalıştı. Bir kapsam belirlendi, maliyet, zaman ve kalite konuları takip edildi. En sonunda belge alındı. Belge alındıktan sonra bu belgenin devamlılığını sağlamak için çalışmalara devam edebilirsiniz elbet, ancak belge alındığında projenin kapanışını yapmanız ve bunu operasyon olarak ilerletmeniz gerekir. Çünkü projenin amacı belgeyi almaktı ve amacına ulaştı, çalışma tamamlandı. Yeni güvenlik önlemleri alınacaksa ve büyük işlerse tekrar onları ayrı bir proje olarak yürütebilirsiniz (örneğin, NAC, DLP kurulum, arşiv yapılandırma projeleri).

İşte formu doldururken bu gözle bakmalısınız. Projeyi operasyondan ayırmalısınız ve gerçek bittiği noktaları tespit etmelisiniz. Aksi takdirde proje ve operasyon birbirine karıştığı gözleniyorsa başvuru formunuzun reddedilmesi mümkün, internette taradığınızda bu şekilde pek çok kişinin reddedildiğini görüyorsunuz.

Üretim planlama yapmak, denetçilik yapmak, satış yapmak vb. işler bir proje bazlı değildir, operasyondur. Bu tür rollerde çalışıyorsanız yaptığınız operasyonu yazarak PMP olamazsınız. Eğer günün birinde PMP olmak gibi bir hedefiniz var ise, bu operasyonları iyileştirecek yeni projeler başlatıp o projelere liderlik ederek gerekli tecrübeyi sağlayabilirsiniz. Proje bazlı rollerde görev alan kişilere göre daha geç bu belgeye kavuşacağınız doğrudur ancak böyle bir hedef varsa bir noktada ulaşabilirsiniz.

Rol olarak ne yazabilirim?

Özellikle ilk projelerde çalıştığınız dönemlerde daha analist rollerdeyken gittikçe project leader, project manager, project director ya da sponsor gibi roller edinebilirsiniz. Genel olarak kullanacağınız roller bunlar olacaktır.

Büyük organizasyonlarda hele dış müşteriye iş yapmadığınız şirketlerde bu unvanları almak kolay değildir. Tam tersi olarak genel olarak danışmanlık hizmeti veren şirketlerde de sizin 10 senede alamadığınız senior, manager gibi unvanları ekip yönetmeyen, karar mekanizmalarında yer veriilmeyen kişilerin bile 2-3 senede aldığını görürsünüz. Hayat adil değil, bu durumu dengelemek size düşüyor.

Bir projede takım yönetiyorsanız, projeyi etkileyen kararlar alıp uyguluyorsanız ve bunu yapmaya yetkilendirilmişseniz, bir yerleşkenin ya da bir fonksiyonun lideri olarak projede görev alıyorsanız project leader örneğin sizin için uygun bir unvan olabilir (Referanslarınızla ve eğitmenlerinizle rolünüz hakkında görüşün). Daha çok size verilen görevleri yerine getiriyorsanız analist gibi unvanlarda kalmanızı öneririm (ki başka tecrübeleriniz varsa ve tecrübe süresini dolduruyorsa bu tür tecrübeleri yazmayın).

Saat bilgilerini doldururken neye dikkat etmeliyim?

Verdiğim link’te PMP Exam Handbook bulunuyor. PMP Exam Blueprint alanında her fazda % kaç oranında soru geleceği yazıyor. Ben saat girişimi gerçekleştirirken bu yüzdeleri baz aldım. Toplam proje gerçekleştirmelerimde ağırlığı planlama, yürütme ve izleme-kontrol fazlarına vermeliyim. Az da olsa başlangıç ve kapanış fazlarından da bahsetmeliyim. Tüm proje deneyimlerimin toplamı böyle bir orana benzer olabilir. Çok garip bir durumda kalmadıysanız zaten tüm tecrübenizi hesapladığınızda sürelerin oranı benzer olacaktır, ekstra bir çabaya pek ihtiyacınız yok. Ya da mümkün oldukça bütünsel olarak tüm fazları belli oranlarda yaşadığınız projeleri sisteme girmeyi tercih edin. Bazı projelerde örneğin açılışta ya da kapanışta yer almamış olabilirsiniz, ortasında başlamış ya da proje kapanmadan projeyi bitirmiş olabilirsiniz, bu sorun değil, bahsettiğim oranı toplam proje deneyiminde yakalamanızda fayda var. Yani tüm proje fazlarına mantıklı bir oranda dokunmuş olmanız.

Saat bilgilerini doldururken haftada 40 saat en fazla çalışabileceğinizi unutmayın. Bunu haftalık olarak takip etmek zor ancak aylık olarak en fazla 22 günx8 saat çalışabileceğinizi düşünüp 176 saatten fazla planlamamak gerek (yuvarlak hesap 150-160 alabilirsiniz, tatil bayram gibi kriterleri düşünerek).

PMI’ın bu derece ince eleyip sık dokuduğunu düşünmemekle beraber bir Excel karşısında aşağıdaki gibi süreleri yazığınız bir zaman planı yapmanız tahmini süreleri girmeniz bence önemli, çünkü kendi içinizde tutarlılığı sağlamanızda faydası var. İnternette diğer sitelerde de araştırdığımda bu tür bir tablonun formu doldurmadan önce yapılmasını tavsiye eden yazılar gördüm.

Proje Deneyimi Zaman Girişi için örnek çalışma tablosu

Bu süre girişleri için hep tahmini değer yazıyoruz aslında. Eğer iş hayatınızın başından beri time-sheet tuttuysanız bunlar size çok büyük bir artı oluyor. Benim örneğin bir projemde time-sheet alanı vardı ve ben buradaki sayıyı direkt kullandım. Diğerlerini tahminlerken toplantı davetleri proje e-postalarının başlangıç bitiş tarihlerini, gelen e-posta sayısı, takvimdeki toplantı ve program yoğunluğunu da bir parametre olarak kullandım. Ben bu tabloyu doldururken tüm projelerimi sıraladığımda 5000 saati fazlasıyla geçiyordum, zaten ucu ucuna değil gerçekten yeterli bir tecrübeye sahip olduğunuza kendinizden emin olduğunuz zaman PMP sertifikasına başvuru yapmalısınız.

Proje tecrübe açıklamamı doldururken neye dikkat etmeliyim?

Proje tecrübesi açıklamasını dolduruken her proje deneyiminiz için karakter sınırınız var (550 karakter civarıydı, tam rakamı hatırlamıyorum ancak ben 547 karakter civarında kalmıştım). Bu nedenle kısa ve öz yazmanız gerekiyor, çünkü boşluklar ve noktalama işaretleri dahil olarak 550 karakter çok az!

Peki size verilen bu küçücük dar alanda neler yazmanız bekleniyor?

• Yaptığınız projenin amacı
• Projenin çıktısı (outcome)
• Sizin projedeki rolünüz
• Proje yönetimi adına ne yaptığınız (yazının 3/5lik kısmı yaklaşık bu alanı içersin, daha az olmasın)

Peki açıklamalarınız neyi içermeli? Tüm deneyimlerinizin açıklamaları toplamı proje yönetimi bilgi alanlarına (çoğuna) dokunmalı. Sadece proje zaman planı yaptıysanız uçtan uca bir deneyim yaşamamışsınız demek (PMP sertifikasyonuna başvurma konusunu tekrar gözden geçirmeniz ve projelerde farklı roller almak istemeniz gerekli). İkinci olarak proje yönetim fazlarının da her birinde bir şekilde görev aldığınızı yansıtmanız (ağırlığın planlama, yürütme ve izleme-kontrolde olmasında fayda var) da önemli.

Son olarak tecrübenizi açıklarken PMP eğitimde aldığınız, PMBOK içinde geçen terimlerle mümkün oldukça kendinizi açıklayın. Evrensel olarak kabul edilmiş bu terimlerle kendinizi açıklamak, açıklamanızın formunuzu inceleyen kişi tarafından anlaşılabilirliğini sağlayacaktır. Hem de küçük bir sınav öncesi pratik olacaktır.

Tecrübe açıklamamla saat bilgi açıklamamda tutarlılık neden önemli?

Saat girişini faz faz yapıyorsunuz. Faz faz yaptığınız için bu kısımda doldurduğunuz saatlerle açıklamalarınızın uyumuna dikkat edin. 10 saatlik bir faz ile 100 saatlik bir fazı aynı kefeye koymayın. 10 saatlik bir kick off toplantısı hazırlığını “kick off hazırlıklarını yönettim” gibi detay vermeden geçebilirsiniz.

Son Söz

Eğer proje yönetirken çoğu bilgi alanına dokunmadıysanız, ya da tüm fazları yaşamadıysanız şu an PMP başvurusu kararınızı tekrar gözden geçirin derim, ileride de başvurabilirsiniz dünyanın sonu değil. Yukarıda da bahsettiğim gibi önemli olan bu belgeyi aldığınızda sizden beklenen tecrübeye sahip olmanız. PMI da bu sebepten dolayı sizi bu kadar uğraştırıyor ve bu sebepten dolayı PMP yıllardır prestijli bir sertifikasyon (eski hype’ını yeni sertifikasyonlardan dolayı kaybetti ama hala çok iyidir).

Bu kadar uğraşmasanız da belki alırsınız, ama ben proje yöneticisinin araştıran, sistematik, tanımlı prosedürlere uyan, hesaplanmış riskleri alanını severim 🙂

Bu yazı PMP Yolculuğu – Yazı Dizisi’nin bir parçasıdır. Tüm yazılara bu link’ten erişebilirsiniz.