Projelerinizi ve operasyonel işlerinizi ekip olarak yönetmeniz gerektiğinde birlikte çalışma (collaboration) ortamı olarak Sharepoint seçebilirsiniz ya da bu şekilde bir talep size iletilebilir. Birlikte çalışma için uygun ve esnek bir platformdur.
Elbette Sharepoint Liste bir proje yönetim uygulamasının yerini tutmaz, daha çok basit aksiyon listelerinin tutulduğu bir ortam olarak görülmelidir. Aslında birlikte ortak alanda tuttuğunuz bir Excel’de listenin yerini tutar. Excel yerine burada çalışabilirsiniz. Özellikle kalabalık ekiplerde sürekli birbiri üzerine değişiklik yapılan ve birbirinin değişikliğini ezen yapıdan kurtulursunuz.
Kısaca Sharepoint Liste Özelliği
Sharepoint’in güçlü olduğu konulardan biri de esnek listelerin oluşturulabilmesi. Excel’e göre daha kurallı, daha çok veritabanı mantığında çalışıyor. Aynı liste üzerinden farklı görünümde liste ve şemalar oluşturulabiliyor. Size Excel Export yapma şansı da sunuyor. Önermiyorum (kaçak kod yazmayın) ancak ihtiyacınız var ise makrolarla export ettiğiniz dosyadan veri çekebiliyor, onu işleyebiliyor, gerekli kişilere gönderim yapabiliyorsunuz.
Bununla beraber, özellikle MS Project’ten arayacağınız bir özellik olarak Gantt şeması görünümlerinde aksiyonlarınızı proje yönetimi tadında takip şansı sağlıyor. Kritik yol görebiliyor muyuz ona emin değilim. 🙁
Sharepoint Liste Oluşturma
Kullandığım Sharepoint’in dili Türkçe olduğu için Türkçe menülere uygun yazıyorum. Ancak Microsoft’un çevirileri genelde güzel oluyor, Türkçe Excel kullanırken çok hızlı bir şekilde İngilizce Excel’e adapte olunabiliyor. Bu sebeple bahsettiğim menülerin İngilizce’sini kolaylıkla bulacağınıza inanıyorum.
Proje/çalışma ortamı sites’ı sizin için oluşturuldu, gerekli yetkiler verildi ve ilk görev listenizi Sharepoint Liste olarak oluşturmak istiyorsunuz:
- Öncelikle Site içeriği altında “Özel Liste” uygulaması eklenir.
- Uygulamayı eklediğinizde 1 sütunluk başlık isimli bir tablo ile karşılaşıyorsunuz.
- Yeni sütunlar oluşturmak için “Liste” menüsünden “Liste Ayarları” seçeneği seçilir.
- Yeni sütun için uygun özelliklerin girişi yapılır (*Detaylı açıklama aşağıda). Bu şekilde ihtiyaç olan tüm sütunları ekleyebilirsiniz.
Görev listenizdeki öğeleri sıralamak istediğinizde:
- Görev listenizin üzerinde arama kutusunun yanında kalan “…” işareti altında “Bu görünümü değiştir”e tıklıyoruz. (Ya da “Liste” menüsünden “Görünümü değiştir” seçeneği seçilebilir)
- Bu alandan görünüm adını değiştirebiliriz, adımları sıralayabiliriz, filtreleme yapabiliriz(*Detaylı açıklama aşağıda)
- Öneri olarak Öğe sınırını değiştirebiliriz. (Kişisel tercihim maksimum seçenek kadar görüntüleme sağlamaktır.)
Liste Alan Çeşitleri
Klasik metin ve sayı girişi alanların haricinde farklı özellikler kullandığınızda o zaman hakkını vererek bu listeyi oluşturur ve maksimum faydayı sağlarsınız.
“Liste Ayarları” alanında sütunlar altındaki sütun isimlerine tıklayarak değişiklik yapabiliyorsunuz.
Liste alan isimleri tanımlarken ben her seferinde zorunlu alan veri girişi seçeneğini “hayır” olarak seçiyorum. Aksi takdirde sürekli olarak veri girişinde hatalar yaşıyorum, özellikle çoklu satırı Excel’den kopyalarken (Excel liste verilerini kopyalayabildiğiniz doğrudur, veri yapısı düzgün olduğu sürece).
Liste alan seçenekleri örneklerimize başlayalım.
Drop down menü
Drop Down menü ile seçenekli giriş yapabilirsiniz. Örneğin; “Başlamadı”, “Devam Ediyor”, “Tamamlandı” gibi statü takibi, “İstanbul”, “İzmir”, “Ankara” gibi lokasyon bilgilerin girişi için bu başlık altındaki yöntemi kullacağız.
Bilgi türü olarak “seçenek” seçilir. “Her seçeneği ayrı bir satıra yazın” alanında menüde yer almasını istediğiniz sözcükler her satıra yazılır. “Seçenekleri görüntülerken kullan” alanında “Açılan menü” seçilir. Varsayılan değer olarak en çok kullanacağınız default’ta var olmasını istediğiniz değer yazılır.
Kişi ve grup atamaları
Active Directory entegrasyonu ile kişi ve grupları seçmek oldukça kolay. Farklı görünümlerde seçebiliyorsunuz. Örnek olarak isim ve e-posta seçeceğiz. Tek tek yazmak yerine size sistem seçenekleri siz yazarken sunacak.
Bilgi türü olarak “Kişi veya Grup” seçilir. Bir iş için birden çok kişi ataması yapacaksanız “Birden çok seçime izin ver” seçeneğine mutlaka evet cevabını vermelisiniz yoksa giriş yaparken hata alırsınız. “Alanı göster” seçeneğinden “Ad (güncel kişiyle)” seçeneğini seçebilirsiniz. Bu seçim kişinin Ad ve Soyad bilgisini gösterecektir. E-posta sütunu için aynı yapılan çalışmanın kopyasını yapacağız. “Alanı göster” seçeneğinde “İş e-postası” seçeneğini seçeceğiz.
Veri girişi yaparken hem “Ad” kısmını hem de “İş e-postası” kısmını ilgili kişinin Ad Soyadını girerek otomatik dolduracaksınız. Kişinin e-posta bilgisini aramanıza gerek kalmayacak. Aynı şekilde kişilerin telefon numaralarını, ünite bilgilerini, ve diğer önceden tanımlanmış verilerini de yukarıdaki yöntemden tanımlayabilirsiniz.
Tarih ve Saat Seçimi
Görev listelerinin olmazsa olmazı olarak başlangıç ve bitiş tarihlerinden bahsedebiliriz. Özellikle Gantt Chart kullanımlarında bu tarih bilgilerine ihtiyaç olacak.
Bilgi türü olarak “Tarih ve Saat” seçilir. Eğer saat bilgisi istenmiyorsa “Tarih ve Saat Biçimi” alanında “Yalnızca Tarih” seçilir.
Öncül ve Ardıl Adımlar
FS, FF, SS, SF gibi hatta üzerine süre ekleme çıkarma (FS+2) gibi yapamasanız da öncül ya da ardıl adım tasarlayabilirsiniz. Gantt Chart görünümünde bu bilgiler işinize yarayacak.
Bilgi türü olarak “Arama” seçilir. Ek sütun ayarlarında “Bu sütunda:” kısmında hangi sütuna göre bu veriyi tutacağınız bilgisini gireceksiniz. Bu Task ID, Task Name olabilir. Bir adımın başlaması için birden fazla adımın tamamlanması gerekebilir, bu sebeple “Birden çok değere izin ver” kısmı seçili olmalıdır.
Hesaplama Sütunları (Formüller)
Excel’inizin olmaması formül kullanmayacağınız anlamına gelmez. Burada da hesap yapmak istediğiniz sütunlarda matematiksel işlemler, koşullu formüller, mantıksal formüller kullanabiliyorsunuz. Detay kullanım için link‘e erişebilirsiniz.
Başlangıç ve Bitişi tarihi arası gün hesabı yapmak için bilgi türü olarak “Hesaplanmış (diğer sütunları temel alan hesaplama)” seçeceğiz. Formül olarak =[Bitiş Tarihi]-[Başlangıç Tarihi] seçeceğiz. Dönen veri türü “sayı” seçilir, ondalık basamak sayısı “0” seçilir.
Özelleştirilmiş Görünümler
Yarattığınız görev listesinden güç alarak farklı listeler yaratabilirsiniz. Önceki listenizde olmayan veriler ekleyebilir, gereksiz gördüklerinizi çıkarabilirsiniz. Görünümlerde ihtiyacınız olmayan satırları filtrelerle sınırlayabilirsiniz. Herkesin sadece kendi görevlerini gördüğü listeler oluşturabilirsiniz. Sadece kendinize ait özel listeler hazırlayabilirsiniz. Gantt şeması ile çalışabilirsiniz. Tüm bunları yapabilmek için yeni görünüm oluşturmak gereklidir.
Açık Görevleri Listeleme
Bu örnekte tamamladığımız görevlerden arındırılmış, aktif olarak önemsediğimiz aksiyonları görmek istiyoruz. Hatta sayfayı ilk açtığımızda bu liste çıkmalı. Hatta bir de neden herkes sayfayı açtığında başkasınının aksiyonlarından kendisininkini filtrelesin ki? Herkese kendi açık aksiyonları görünsün.
Görev listenizin üzerinde arama kutusunun yanında kalan “…” işareti altında “Görünüm oluşturma”ya tıklıyoruz. “Varolan görünüm”ü seçiyoruz. Yeni görünümü varsayılan görünüm yapmak istediğimiz için bu alanı işaretliyoruz.
Yetkisi olan herksin görmesi için kişisel görünüm seçeneğini seçmiyoruz.
Sütunlar alanında görüntülenmesini istemediğimiz öğelerin tikini kaldırıp, sıralamada değişiklikler yapıyoruz. Sıralama kısmında önce “Bitiş tarihi”ne göre, ardından “ID”ye göre sıralama seçeneğini seçiyoruz.
Filtre kısmı önemli. Öğeleri yalnızca bu koşul doğru olduğunda göster seçeneğini seçtikten sonra:
- “Sorumlu ekip” eşittir [Ben]
- “Durum” eşit değildir [Tamamlandı]
- “Durum” eşit değildir [İptal]
Öğe sınırını yine 99 olarak değiştirebilirsiniz. Tamam dediğinizde üzerinizdeki açık görevleri termin tarihi sırasıyla görebilirsiniz.
Yalnızca Kendi Göreceğiniz Listeler
Her zaman proje ekibinin tamamı ile tüm bilgileri paylaşmayabilirsiniz. Fazla veri kirliliğine sebep olmama ya da hassas bilgiler barındırma sebebiyle bu yöntemi tercih edebilirsiniz. Yeni liste yaratma örneğindeki gibi liste yaratabilir ve varolan görünümden ilerleyebilirsiniz.
Hedef kitle seçimi “Kişisel Görünüm Oluştur” olacaktır. Bu sayfayı oluşturduktan sonra başkalarına linkini gönderseniz bile gönderdiğiniz kişiler bu sayfaya erişemeyecektir. Önceki adımlardaki gibi sütunlar ekleyerek bu alanı kullanabilirsiniz.
Gantt Şeması oluşturma
Görünüm oluşturma yaparken bu sefer “Gantt Görünümü”nü tercih ediyoruz.
Gelen Gantt Görünümünü zenginleştirmek için proje/görev adımlarının ID’lerini, sorumlu ekiplerin bilgisini, görev ismini, öncül adımları ve durumu ekleyeceğiz.
Görünümü düzenleme alanınında Gantt Sütunları kısmı üzerinde çalışacağız. Başlık kısmına ID, ya da görev alanı ismi, Başlangıç ve Bitiş tarihi için başlangıç ve Bitiş tarihi alanları, Tamamlanma yüzdesi için daha önceden hesapladığımız koşullu formülü içeren alanı, öncüller için de öncül adım alanını ekleyeceğiz.
Son Söz
Sharepoint Liste avantajlarını keşfedince, Excel’i çöpe atmak dahi isteyeceksiniz, çünkü listelerinizi bu şekilde daha rahat tutacaksınız.
Verdiğim örnekler dışında iş ihtiyaçlarınıza göre takip listeleri oluşturabilirsiniz. Başta hazırlaması nispeten zor olsa bile, bu platformda bu tür takip listeleri tutarsanız uzun soluklu işlerde çok faydasını görürsünüz.
Yinelemek isterim, bazen projelerde ya da diğer bir çalışma grubuyla bu tür listelere ihtiyacınız olabilir, ancak bu uygulamayı bir proje yönetimi uygulaması ile karşılaştırmamak gerek.
Blog’da aslında bu tip, bir tool kullanmaya yönelik yazılarına çok yer vermiyorum. Ancak eski yazdığım blog’da bir yazıydı ve faydası olacağını düşündüğüm, yazarken keyif aldığım ve emek verdiğim bir yazıydı. Kıyamadım 🙂